機構管理員可使用Community Smart系統活動訂單列表頁的“發送”功能向報名者發送信件，及時告知用戶其訂單的處理進度，並提醒其繳費或出席等。本文將為您具體介紹此功能。

報名確認信：“需批核”活動中，用戶在前台確認報名後（即訂單狀態為“報名完成，待管理員批核”），可向其發送此信件。

報名待定通知信：“需批核”活動中，用戶在前台確認報名後（即訂單狀態為“報名完成，待管理員批核”），可向其發送此信件。

報名成功，請繳費通知信：繳費且需批核的活動中，用戶的報名資格獲管理員批核通過後（即訂單狀態為“批核通過，待繳費”），可向用戶發送此信件。

出席確認信：所有類型的活動中均會有此類信件，當用戶完成報名及繳費的全部流程後（即訂單狀態為“報名成功，待出席”或“在線/線下支付成功”），可向其發送此信件。

取消報名通知信：當用戶或管理員取消報名訂單後（即訂單狀態為“用戶/管理員取消報名”），可向用戶發送此信件。

報名失敗通知信：“需批核”的活動中，如用戶的報名資格未獲通過（即訂單狀態為“報名失敗”），可向用戶發送此信件。

安排退款通知信：用戶或管理員取消已繳費的報名訂單後（即訂單狀態為“管理員/用戶取消報名，退款處理中”），可向用戶發送此信件。

退款完成通知信：用戶或管理員取消已繳費的報名訂單並且退款已完成之後（即訂單狀態為“管理員/用戶取消報名，退款完成”），可向用戶發送此信件。

（1）報名模式

管理模式1：可發送出席提醒信、取消報名信、自定義信件。

管理模式2：可發送報名確認信、報名待定通知信、出席提醒信、取消報名信、報名失敗通知信、自定義信件。

管理模式3：可發送繳費通知信、出席提醒信、取消報名信、報名失敗通知信、安排退款信、退款完成信、自定義信件。

管理模式4：可發送報名確認信、報名待定通知信、繳費通知信、出席提醒信、取消報名信、報名失敗通知信、安排退款信、退款完成信、自定義信件。

（2）購票模式：可發送取消報名信、出席確認信、自定義信件。

（3）簡易模式：可發送自定義信件。

（4）跳轉模式：無可發送信件。

（1）點擊【活動編輯】進入“活動編輯”頁，購票活動點擊【選填設定】-【系統信設定】，報名活動點擊【報名設定】-【系統信設定】。

（2）點擊某一郵件的編輯按鈕，選擇是否自動發信、發信時間，並編輯信件內容。若選擇自動發信，當活動訂單達到相應的狀態時，系統會自動給用戶郵箱發送該類型郵件。若選擇不自動發信，管理員可以通過活動訂單列表手動發送相應的郵件。

（1）發送活動系統信

① 登入社群工作台，點擊【活動中心】-【活動列表】，進入 “活動列表”頁；

② 找到發信的活動，點擊【活動訂單】按鈕進入訂單頁；

③ 在報名訂單列表內，根據需發送的系統信類型，勾選處於同一狀態下的報名訂單。例如：在免費活動中，發送“出席確認信”時，只能選擇狀態為“報名成功。待出席”的訂單；

④ 展開訂單列表上方的【發送】菜單（如下圖），選擇需發送的系統信；

⑤ 待系統跳自動轉至對應操作頁面后，可編輯及預覽系統信。如確認無誤，點擊頁面下方的【確認按鈕】，即可進行發信。

注：管理員如選擇使用系統模板，在編輯時請勿刪除系統預設的按鈕和黃色高亮的{XXX}佔位符，因為系統會根據活動內容自動填充此處的內容。

（2）自定義信件

自定義信件是指管理員根據實際需要，自助編輯內容，並發送給指定用戶的信件。主要適用於針對報名過程中出現的特殊情況向用戶提供專門說明。

自定義信件的發送方法如下：

① 在“報名訂單列表”頁內找到需發信用戶所對應的訂單；

② 展開訂單列表上方的【發送】菜單（如下圖），選擇“自定義信件”

③ 待系統自動跳轉至信件編輯頁後，進行信件的編輯製作。其中，需填寫的內容有：

a. 自定義信件標題：即用戶收到的郵件標題；

b. 自定義信件內容：可根據實際情況填寫具體內容。

Community Smart系統提供了可自動調用報名者信息等參數項的佔位符，管理員只需要在編輯通知信的時候將其插入，即可實現系統在發信時自動調用報名訂單內的對應參數。

步驟如下：

進入系統信編輯頁面後，將光標定位至需插入佔位符的位置，然後點擊工具欄內的【P】，並在“佔位符屬性”彈窗內選擇需添加的佔位符。 選定並確認無誤後，點擊【確認】即可完成。

管理員可通過活動訂單列表內的“查看日誌”功能，查看對指定用戶的發信記錄，以下為操作指引：

（1）在系統後台的“活動訂單列表”頁，查找已發信用戶對應的訂單；

（2）點擊此報名訂單操作欄內的“查看日誌”鏈接；

（3）待系統自動跳轉至“日誌記錄”頁後，在“信件”欄內即可查看已向此用戶發送的系統信及信件是否發送成功。

（1）在系統後台的“活動訂單列表”頁，查找已發信用戶對應的訂單；

（2）點擊此報名訂單操作欄內的“用戶名”鏈接，新建窗口跳轉至用戶詳情頁；
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3.點擊【通信】-【活動通信】查看發信日誌。
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