如果您在社群通系統內,確認已成功發送信件(EDM模塊、或某些系統通知信),對方沒有收到郵件,可根據以下建議,逐條進行檢查:
一、郵箱無法收信
A. 若收件人的電郵為個人郵箱
1、確認收件人的郵箱能夠正常收信
通過其他郵箱系統給收件人發送一封郵件,如果發信正常並且能夠收到郵件,說明收件人的郵箱能夠正常收信;如果收件人收不到任何郵件,說明收件人的郵箱收信功能出現問題,需先解決收件人的收信問題,如,郵箱帳號信息是否失效、收信設置是否正常、郵箱容量是否已滿。
2、檢查其他收件箱是否有對方的郵件
1)檢查垃圾箱是否有對方的郵件,如果有,則說明被反垃圾系統誤判。將此郵件標記為“這不是垃圾郵件”,發信人就會被納入白名單。
2)某些郵箱服務商還存在如訂閱、社交、推廣等收件箱分類,但這類收件箱在手機端APP內通常是不可見的。因此,可電腦端登入收件人的郵箱,查看其他分類中是否有對方的郵件。
3、檢查反垃圾設置
打開收件人郵箱的設置頁,找到反垃圾、收信規則、黑名單、屏蔽設置等類似字樣,檢查所有其下規則是否設置得當。若發現黑名單、屏蔽、過濾器中有對發信方電郵進行攔截的設置,或者收信規則中有對發信方郵件移至其他收件箱中的設置,可刪除此條規則設置。
4、檢查收信轉發設置
若收件人的郵箱設置了收信轉發,而轉發的目標郵箱也設置了收信轉發,當收信轉發設置了多層時,收件人的郵箱服務器會因長時間無法送達信件,而觸發退信。
B. 若收件人的電郵為企業郵箱
1、收件人除了做以上個人郵箱的測試外,還需要聯繫收件人的企業郵箱管理員,檢查企業郵箱的黑名單和白名單,將發信方電郵從黑名單中刪除,並加入企業白名單;
2、收件人和發件人同屬同一家郵局系統,有相同的郵箱域名後綴,詳情參看後文的【三、郵箱服務商拒信機制】之【8、部分收信郵局不允許外部發信服務器以相同域名向其發送郵件】。
二、發出的信被退回
A. 發信方問題
郵件的收件人地址錯誤是造成退信的主要原因。
收件人的郵箱地址一般格式為name@domain.com,其中name為收件人的郵箱名, domain.com為收件人郵箱服務商的域名。這兩部分中任何一部分填寫錯誤都有可能造成退信。
您可以按照以下步驟檢查您填寫的收件人地址:
1、請檢查域名是否包含有不允許被使用的字符,如 / , * ? ; 等。這些字符有可能是您在敲擊鍵盤時無意間輸入的錯誤字符;
2、請檢查域名格式是否合法,一般來說,域名格式為domain.com;
3、請檢查您輸入的收件人地址中是否有不該出現的空格
4、再次核對您輸入的收件人地址,檢查地址中是否存在一些容易混淆的字符造成您輸入錯。例如:大寫字母 O 與數字 0 ;小寫字母 l 與數字 1 ;字母 g 與數字 9 等。
經過以上檢查後您還是無法找到收件人地址的錯誤原因,請您聯繫對方,確認該郵件地址是否正確。
B. 收件方問題
收件人的郵箱或收件人的郵件服務商也有可能造成您的郵件無法送達。以下是最常見的一些原因:
1、收件人郵箱已滿或剩餘的空間無法容納您發送的郵件:
如果收件人的郵箱已經被郵件塞滿,或者他的郵箱剩餘的空間小於您這封郵件,這封郵件就無法投遞成功。
2、收件人拒收了您的郵件:
收件人可能創建了一些郵件過濾規則導致您的郵件被拒絕。例如將您加入了黑名單。
3、收件人的郵件服務商有收信頻率限制:
為了防止垃圾郵件的侵害,很多郵件服務商都對郵件接受進行了頻率限制。如果您過於頻繁地向某個收件人發送郵件,或者向某個郵件服務商所屬的用戶發送大量的郵件,郵件服務商有可能暫時拒絕接受您發送的郵件,導致郵件被退回。可以嘗試減緩您的發信速度,看看是否可以解決該問題。
4、 收件人的郵件服務商將您的郵件判別為垃圾郵件:
您的郵件內容中可能包含一些疑似廣告的關鍵字,導致收件人的郵件服務商將您的郵件判別為垃圾郵件而拒收。
5、收件人的郵件服務商屏蔽了您的郵件地址:
收件人的郵箱服務商可能已將您的郵件地址列入黑名單,拒絕接收您發出的任何郵件。
C. 網路問題
網路通信質量不穩定或網速過慢也有可能導致郵件無法成功發送,造成退信。
郵件伺服器可能暫時無法與收件人的郵件伺服器取得聯繫,或在聯繫過程中出現錯誤或斷線,導致收件人無法收到您的郵件。
D.其他
接入社群通的“系統域名”與“發件人郵箱”不匹配,也可能引起收件人郵局的退信。
進入社群通系統-系統設置-電郵營銷,查看發件人郵箱下方的提示信息。點擊“下載文檔”到本地,在郵箱域名所在的DNS伺服器上,根據文檔指引,添加相關的記錄。
三、郵箱服務商拒信機制
若以上情況均正常,依然收不到郵件,則可能是因為收件人郵箱服務商自身的反垃圾機制,導致郵件被服務商拒收。
常見的拒收原因如下(注:具體反垃圾機制因郵箱服務商而異):
1、收信頻率過高
收件人的郵箱短時間內接收了大量信件,導致郵箱服務商為了避免遭受惡意攻擊,而採取了一段時間內禁止他人向收件人發信的措施。
2、發信方發送了大量垃圾郵件
發信人、發信人域名或者發信服務器IP發送了大量垃圾郵件,或者所發送的電郵地址中有大量不存在的電郵。
3、發信頻率過高
發件人、發件人域名或者發信服務器IP的發信頻率過高,超過了收件人郵箱服務商的頻率限制。
4、發信方被投訴
郵件中因有大量群發內容或者垃圾信息而被多人投訴。
5、郵件內容過長
郵件內容超過收件人郵箱服務商所規定的長度限制。
6、 郵件內容中含垃圾信息
郵件內容被收件人郵箱服務商識別為垃圾信息或疑似垃圾信息。
7、其他政策原因
郵件內容不符合當地政策。
8、部分收信郵局不允許外部發信服務器以相同域名向其發送郵件
即系統發件人郵箱後綴使用和收件人郵箱後綴相同域名,目前發現有此問題的郵局系統有:騰訊企業郵、Outlook郵局。
騰訊企業郵的幫助中心有明確的通知說明(下圖):
Outlook郵局也存在此問題,建議收件人聯繫 Outlook 支持團隊,向他們報告收件人遇到的問題,他們可能能夠提供更具體的指導與幫助。
如果遇到收發件人都有相同域名後綴,收不到信的情況,可先通過MX LookUp,查詢其郵局系統是哪種,先行確認或排除此場景的問題。